7- CHANNEL MANAGER. QUÉ ES, PARA QUÉ SIRVE y ¿CUÁNTO CUESTA?

Como en el artículo anterior hablamos de la importancia de los canales, hoy “toca” CHANNEL MANAGER. Vamos a intentar aclarar ideas básicas que muchos de vosotros ya manejáis (qué es y para qué sirve) y además vamos a ofreceros algunas ideas y aclaraciones que pueden ayudaros a decidiros o simplemente a utilizar esta herramienta de la forma más eficiente.

Lo cierto es que este es un tema muy amplio del que podríamos hablar “largo y tendido”. Pero aquí únicamente vamos a analizar las ideas más importantes de esta herramienta.

¿QUÉ ES UN CHANNEL MANAGER?

Es una de las herramientas más útiles para el sector turístico. Y no es solo que facilite nuestro trabajo, sino que hay muchas cosas que básicamente “NO PODRÍAMOS HACER” si no contáramos con esta utilidad.

Pero vamos a explicarlo con un ejemplo sencillo. Imaginaos que tengo un pequeño hotelito de 7 habitaciones. Lo normal es que cuente con mi propia página web y disponga de un motor de reservas (para comprar online a través de ella). Esto ya es un buen comienzo.

Y como he oído hablar muy bien de Booking.com y Expedia decido que voy a trabajar con ellos. Contacto con estas dos plataformas, firmo el contrato y doy de alta mis alojamientos. Y ahora, comienzo a recibir reservas.

¡¡¡Y aquí empiezan mis problemas reales!!!

Y es que tengo la obligación de mantener actualizada disponibilidad y precios en estos canales… y, al mismo tiempo, he firmado un contrato que me obliga a aceptar cualquier reserva que me llegue desde estos canales. Claro, pero ahora tengo tres sitios por donde me están entrando reservas: mi página web, Booking y Expedia.

Imagina mi situación, cuando me encuentro, por ejemplo, comprando en el supermercado y me llega un correo indicándome que me acaba de entrar una reserva de las últimas habitaciones disponibles (supongamos que se trata de fechas especialmente comprometidas). No veo el momento de llegar a mi casa… al ordenador y entrar (con clave y contraseña) EN CADA UNA DE LAS PLATAFORMAS para cerrar ventas durante estas fechas.

A lo mejor solo he tardado 25 minutos en llegar… pero ¿y si NO llego a tiempo?… ¿y si me entra alguna reserva en ese momento?. Pues nada, un overbooking. Es muy fácil tener un overbooking en temporada alta y es un problema importante.

Entonces ¿Cómo lo hacemos?…. SOLO HAY UNA SOLUCIÓN, y es trabajar con un CHANNEL MANAGER. En caso contrario trabajar con varios canales es sencillamente inviable. Y es que el channel manager produce tres efectos importantes.

• Impide que se produzcan overbooking (con todo lo que ello implica).
• Nos permite vivir tranquilos. Y esto es quizás lo más importante. Imagina el estado de “ansiedad” cuando vives en permanente estado de alerta (no sea que entre una reserva inadecuada y te forme “un gran lío”).
• El enorme trabajo que me va a quitar y es que estar constantemente cerrando ventas en uno y otro canal es un enorme trabajo, sencillamente “impagable”.

¿CÓMO FUNCIONA?

Para explicarlo vamos a partir del ejemplo anterior. Cuando contratamos un CHANNEL MANAGER, lo primero que harán sus técnicos es conectar el motor de reservas de mi WEB con Booking y Expedia e incluso con el programa de gestión. De esta forma las cuatro herramientas quedarán vinculadas y podrán comunicarse.

Y ahora, vamos a ver como funciona todo en la práctica.

1. CASO 1. Imaginemos que un internauta hacer una reserva en mi hotel a través de Booking. El Channel manager automáticamente cierra ventas en Expedia, en mi motor de reservas, e incluye mi reserva en el programa de gestión. O sea, el channel cierra ventas automáticamente cuando recibimos una compra por cualquier de los canales con los que esté trabajando (y que estén conectado).

1. CASO 2. Si un turista entra en mi web y realiza la reserva a través de mi sistema de reservas, el channel automáticamente cierra ventas en todos los canales a los que estoy conectado y lo incluye, también, en mi programa de gestión.

1. CASO 3: Si yo entro en el planning de mi programa de gestión e introduzco una reserva (o bloqueo algunas fechas), el channel automáticamente lo comunica a todos los canales con los que estoy conectados y, en mi ejemplo, también cierra ventas en el motor de reservas.

¿MERECE LA PENA?

Creo que solo hay comentario posible a esta pregunta. SI QUE MERECE LA PENA. Y no solo porque prevenga la aparición de los tan temidos overbookings al disponer de un sistema de sincronización que actúa en unos pocos segundos, sino también porque ME QUITARÁ UNA GRAN CANTIDAD DE TRABAJO (imagina cerrar ventas en todos los canales manualmente cada vez que entre una reserva, y eso partiendo de la base de que nunca tengas un olvido o descuido).

¿CUANTO CUESTA?

El coste depende del número de canales con los que estés trabajando, pero si tuviéramos que hacer una media con todas las soluciones que ofrece el mercado, su coste, para un pequeño hotel, quedaría comprendido entre unos 35-85€/mes, dependiendo de la opción elegida.

Sinceramente, nuestra opinión al respecto es muy clara. Seguro que solo en horas de trabajo amortizarás este coste sobradamente.

¿CON CUÁNTOS CANALES DEBO TRABAJAR PARA OPTIMIZAR MI TRABAJO?

Aquí me vais a permitir una apreciación personal, ya que a mi juicio no debemos obsesionarnos con el número de canales con los que conectamos, ya que este tema, por decirlo de alguna manera, tiene “TRUCO”.

Por ejemplo, un pequeño hotel. Cuando se conecta a Booking y a Expedia (a los dos mayores canales hoteleros a fecha de hoy) realmente no se esta conectando a 2 canales, sino a una enorme red de portales o agencias (a lo largo de todo el planeta) a los que estos dos «monstruos» llegan sin ningún problema. Además, estos mismos te incluirán en los principales comparadores como Trivago, Kayak, Tripadvisor e incluso el propio buscador/comparador de google.

Y es que estas dos grandes “máquinas de reservar hoteles” van comprando, una tras otra, aquellas plataformas que mejor funcionan en todo el mundo y, posteriormente, suman a su oferta todos los hoteles con los que ellos cuentas (incluyendo mi pequeño hotel).

En muchos casos, entre los dos me van a proporcionar hasta el 90% de las reservas que me llegan a través de todos los canales, por lo que, debo plantearme si deseo firmar muchos más contratos con otras plataformas.

Bajo mi punto de vista, un pequeño hotel o casa rural debe elegir entre 3-5 canales con los que se sienta más cómodo, porque, con ello estará cubriendo casi todas las posibilidades de venta disponible.

No obstante, ten en cuenta que esto no es más que una apreciación personal. La decisión final es tuya y debes actuar siguiendo tu propio criterio.